Chuyên viên tài liệu hệ thống (ISO)

1. Phát triển hệ thống quản lý và tài liệu hệ thống

• Tham gia đề xuất các hệ thống quản lý phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
• Phối hợp thực hiện các công việc trong quá trình xây dựng, phổ biến, áp dụng, đánh giá và cải tiến tài liệu hệ thống.
• Tìm kiếm và liên hệ với các đối tác đào tạo, tư vấn khi có nhu cầu từ cấp trên.
• Đề xuất đơn vị tư vấn phù hợp cho cấp quản lý xem xét.
• Thực hiện việc soạn mới/điều chỉnh tài liệu theo kế hoạch được phê duyệt hoặc theo chỉ đạo.
• Thực hiện các báo cáo liên quan đến dự án cải tiến/hệ thống tài liệu quản trị theo chuẩn ISO, cơ cấu tổ chức, và các yêu cầu khác của lãnh đạo.

2. Đánh giá nội bộ, phân tích rủi ro – cơ hội, cải tiến hệ thống

• Tham gia thực hiện hoặc hỗ trợ kiểm tra các báo cáo đánh giá nội bộ, phân tích rủi ro – cơ hội định kỳ.
• Tham gia thực hiện hoặc rà soát báo cáo khắc phục sau đánh giá hệ thống ISO.
• Tham gia thực hiện báo cáo đánh giá hiệu quả công việc định kỳ (quý/năm).
• Tham gia lập và thực hiện các báo cáo cải tiến theo dự án hoặc yêu cầu từ lãnh đạo.

3. Quản lý cơ cấu tổ chức (CRS – Organizational Structure System)

• Thu thập thông tin và cập nhật các nội dung định hướng về cơ cấu tổ chức từ ban lãnh đạo.
• Tham gia phân tích, đề xuất điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp định hướng phát triển.
• Hỗ trợ phân tích rủi ro và cơ hội khi thay đổi cơ cấu.
• Tham gia thực hiện các thay đổi về cấu trúc tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc theo kế hoạch đã phê duyệt.
• Hỗ trợ các đơn vị trong quá trình thực hiện tái cấu trúc, điều chỉnh mô tả công việc.

4. Quản lý tài liệu hệ thống

• Lập và cập nhật danh mục theo dõi tài liệu quản lý hệ thống.
• Lập kế hoạch phổ biến các tài liệu đã ban hành.
• Theo dõi hiệu lực, hiệu quả và sự phù hợp của tài liệu theo từng giai đoạn phát triển.
• Phối hợp tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ hoặc đột xuất; hỗ trợ kiểm soát việc tuân thủ hệ thống.

5. Đào tạo và đánh giá hệ thống ISO

• Hỗ trợ tổ chức đào tạo hoặc trực tiếp đào tạo các khóa học liên quan đến hệ thống ISO như:
  • Tổng quan hệ thống tài liệu công ty
  • Nhận thức tiêu chuẩn ISO 9001
  • Đánh giá nội bộ
  • Các khóa nội bộ khác (nếu có)
• Tham gia đón tiếp và hỗ trợ đối ứng với bên đánh giá thứ 2 và thứ 3.
• Theo dõi và phối hợp cùng chuyên gia đánh giá đến khi khắc phục xong các điểm không phù hợp.
• Thực hiện báo cáo khắc phục sau đánh giá ISO.
• Theo dõi kế hoạch tái chứng nhận hằng năm, đảm bảo tiến độ và tính liên tục của hệ thống chứng nhận.
• Tham gia các buổi cập nhật, tập huấn chuyên môn liên quan đến các hệ thống quản lý đang áp dụng hoặc có định hướng áp dụng.

6. Hỗ trợ lập kế hoạch hoạt động hằng năm (AOP – Annual Operating Plan)

• Phối hợp truyền thông chủ đề năm đến toàn công ty theo định hướng của lãnh đạo.
• Nhắc nhở, theo dõi các phòng ban tổng hợp kết quả kinh doanh so với năm trước.
• Tổng hợp dữ liệu báo cáo kết quả kinh doanh và trình lãnh đạo.
• Hỗ trợ tổng hợp bảng định hướng chiến lược sau khi các phòng phân tích SWOT và lãnh đạo xác định mục tiêu ưu tiên.
• Nhắc nhở/theo dõi các phòng lập OGSM/kế hoạch hành động/nhân sự/ngân sách.
• Tổng hợp OGSM toàn công ty, các kế hoạch hành động, nhân sự và ngân sách.
• Phối hợp tổ chức họp AOP để các đơn vị trình bày trước ban lãnh đạo.
• Tổng hợp nội dung sau họp, hoàn chỉnh tài liệu và trình ký AOP năm.

7. Hỗ trợ xây dựng và theo dõi hệ thống KPI

• Tham gia hoặc hỗ trợ các phòng ban thực hiện dự án thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI).
• Theo dõi tiến độ và hỗ trợ vận hành hệ thống KPI trong giai đoạn đầu triển khai.
• Hỗ trợ đánh giá hiệu quả và tính phù hợp của hệ thống KPI để đề xuất điều chỉnh, cải tiến.
• Tham gia lập báo cáo đánh giá và đề xuất cải tiến.

Hỗ trợ quá trình chuyển giao và kiểm soát vận hành hệ thống KPI cho các phòng chức năng.

• Giao tiếp
• Quản lý thời gian
• Khả năng thích ứng
• Giải quyết vấn đền
• Làm việc nhóm
• Sáng tạo
• Chú ý đến chi tiết
• Quản lý bản thân
• Hướng đến khách hàng
• Thiết lập mục tiêp và kế hoạch hành động
• Quản trị rủi ro
• Thực thi và hướng đến kết quả

• Chế độ bảo hiểm
• Du Lịch
• Đồng phục
• Chế độ thưởng
• Chăm sóc sức khỏe
• Đào tạo
• Công tác phí
• Nghỉ phép năm